Schluss mit dem Aufwand beim Dienstplan – dank Drag-and-drop und automatischer Berechnung
Das Dienstplan-Tool von xGrapher ist ein kostenloser Editor für Dienstpläne, den Sie ohne Anmeldung nutzen. Sie ziehen einfach mit der Maus über die Tabelle und haben einen ganzen Monat geplant; Personalkosten und Besetzungslücken werden dabei sofort automatisch berechnet. Den fertigen Plan drucken Sie direkt auf A4/A3 aus.
| Datum | Anna Schmidt | Lukas Müller | Lena Fischer | Felix Weber | Marie Wagner | Jonas Becker (Leitung) | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1.7.Mi | T9-18 | T9-18 | Z11-20 | SN22-7⁺ | FR | FR | |
| 2.7.Do | F7-16 | T9-18 | S13-22 | S13-22 | Z11-20 | T9-18 | |
| 3.7.Fr | F7-16 | FR | Z11-20 | FR | S13-22 | T9-18 | |
| 4.7.Sa | F7-16 | T9-18 | Z11-20 | SN22-7⁺ | S13-22 | T9-18 | Küche −1 |
| 5.7.So | FR | T9-18 | Z11-20 | S13-22 | S13-22 | FR | Service −1 |
| 6.7.Mo | F7-16 | T9-18 | FR | S13-22 | FR | T9-18 | Service −1 |
| 7.7.Di | F7-16 | FR | Z11-20 | FR | S13-22 | T9-18 | |
| 8.7.Mi | T9-18 | T9-18 | Z11-20 | SN22-7⁺ | FR | FR | |
| 9.7.Do | F7-16 | T9-18 | S13-22 | S13-22 | Z11-20 | T9-18 | |
| 10.7.Fr | F7-16 | FR | Z11-20 | FR | S13-22 | T9-18 | |
| Gesamt | 72 h | 56 h | 72 h | 56 h | 56 h | 56 h |
Woran Dienstpläne in Excel gern scheitern
Die Stunden der Nachtschicht gehen nicht auf
Bei Diensten über Mitternacht hinaus, etwa von 22:00 bis 07:00 Uhr, kommt beim bloßen Subtrahieren ein negativer Wert heraus. Kommen noch der Pausenabzug und der Nachtzuschlag hinzu, werden die Formeln so verschachtelt, dass am Ende niemand die Datei mehr korrigieren kann.
Die Personalkosten kennt man erst hinterher
Wer erst nach dem fertigen Plan zusammenrechnet, muss bei überschrittenem Budget alles wieder umbauen. Ohne die Information, was eine bestimmte Person mit wie vielen Stunden kostet, lässt sich nichts gezielt nachsteuern.
Beim Drucken rutscht alles auseinander
Am Bildschirm sieht alles sauber aus, im Ausdruck rutschen Spalten auf die nächste Seite und Texte werden abgeschnitten. Je mehr Mitarbeiter, desto mehr Zeit geht dafür drauf, den Plan aufs Papier zu bekommen.
Das kann dieses Tool
Wir haben uns auf die Funktionen beschränkt, die im Betrieb wirklich gebraucht werden. Alles ist kostenlos, ein Konto ist nicht erforderlich.
Schichten per Drag-and-drop eintragen
Schichtart wählen und über die Zellen ziehen – fertig. Ziehen nach unten füllt mehrere Tage am Stück, und ein Zug in die Spalte einer anderen Person gibt die Schicht an sie weiter.
Drei Ansichten: Tag, Woche, Monat
Die Monatsansicht ist der vertraute Dienstplan mit den Tagen untereinander und den Mitarbeitern nebeneinander. In der Tages- und Wochenansicht liegen die Uhrzeiten auf der waagerechten Achse, sodass Überschneidungen und dünn besetzte Zeiten sofort auffallen.
Zehn vorbereitete Schichtarten
Tagdienst, Frühdienst, Zwischendienst, Spätdienst, Nachtdienst, Spätnachtdienst, Abenddienst, Dienst nach Nacht, Nachtbereitschaft und Bereitschaftsdienst stehen bereit. Namen, Zeiten und Farben lassen sich frei ändern und an die Bezeichnungen in Ihrem Betrieb anpassen.
Personalkosten automatisch berechnen
Pausenabzug, Nachtzuschlag (22:00 bis 05:00 Uhr), Überstunden über 8 Stunden am Tag oder 40 Stunden in der Woche, Zuschläge für gesetzliche Ruhetage und Fahrtkosten werden vollständig zusammengerechnet. Auch Zuschlagssätze und gesetzliche Arbeitszeiten sind in den Einstellungen änderbar.
Besetzung gegenüber dem Personalbedarf prüfen
Hinterlegen Sie je Wochentag oder für einzelne Tage, wie viele Personen eine Position in welchem Zeitraum benötigt – die Tage und Zeiten, an denen jemand fehlt, werden rot angezeigt. Sobald Sie jemanden ergänzen, verschwindet die Markierung sofort.
Blatt für den Folgemonat duplizieren
Ein Monat = ein Blatt. Beim Duplizieren wählen Sie zwischen „Datum beibehalten“, „Wochentag beibehalten“ und „nur der Zeitraum“ – der Plan für den Folgemonat steht damit in Sekunden.
Speichern im Browser und Austausch per JSON
Ihre Eingaben werden automatisch im Browser gespeichert und beim nächsten Öffnen wiederhergestellt. An einen Server wird nichts gesendet. Für den Wechsel auf ein anderes Gerät exportieren und importieren Sie einfach eine JSON-Datei.
Drucklayout in A4/A3
Beim Drucken aus dem Browser (Strg+P) werden Kopfbereich und Symbolleisten automatisch ausgeblendet, sodass nur die Tabelle auf dem Papier landet. Papierformat und Ausrichtung werden anhand von Mitarbeiterzahl und Ansicht automatisch gewählt und lassen sich auch von Hand ändern.
Detaillierte Einstellungen je Mitarbeiter
Stundenlohn oder Monatsgehalt, Positionen, verfügbare Zeiten je Wochentag, Fahrtkosten, Personalnummer und eine persönliche Farbe lassen sich hinterlegen. Liegt eine Schicht außerhalb der verfügbaren Zeiten, erscheint eine Warnung.
Schichtwünsche einsammeln
Team einen Link schicken – Freiwünsche und mögliche Zeiten werden auf einer eigenen Seite eingetragen. Die zurückkommende JSON-Datei laden, und die Wünsche stehen im Dienstplan.
So lesen Sie die Ansichten
Monatsansicht: der vertraute Dienstplan
Untereinander stehen die Tage, nebeneinander die Mitarbeiter. Wochenenden und gesetzliche Ruhetage sind farbig hinterlegt, und in der Spalte „Besetzung“ am rechten Rand erscheinen in Rot die Positionen, für die noch Personal fehlt. Die Summenzeile ganz unten zeigt die Arbeitszeit des Monats je Mitarbeiter. Ein Klick auf eine Zelle genügt, um Zeiten oder Pause direkt anzupassen.
| Datum | Anna Schmidt | Lukas Müller | Lena Fischer | Felix Weber | Marie Wagner | Jonas Becker (Leitung) | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1.7.Mi | T9-18 | T9-18 | Z11-20 | SN22-7⁺ | FR | FR | |
| 2.7.Do | F7-16 | T9-18 | S13-22 | S13-22 | Z11-20 | T9-18 | |
| 3.7.Fr | F7-16 | FR | Z11-20 | FR | S13-22 | T9-18 | |
| 4.7.Sa | F7-16 | T9-18 | Z11-20 | SN22-7⁺ | S13-22 | T9-18 | Küche −1 |
| 5.7.So | FR | T9-18 | Z11-20 | S13-22 | S13-22 | FR | Service −1 |
| 6.7.Mo | F7-16 | T9-18 | FR | S13-22 | FR | T9-18 | Service −1 |
| 7.7.Di | F7-16 | FR | Z11-20 | FR | S13-22 | T9-18 | |
| 8.7.Mi | T9-18 | T9-18 | Z11-20 | SN22-7⁺ | FR | FR | |
| Gesamt | 56 h | 48 h | 56 h | 48 h | 40 h | 40 h |
Tages- und Wochenansicht: das Gantt-Diagramm nach Uhrzeit
In der Tagesansicht ist jede Zeile eine Person, in der Wochenansicht ist jede Zeile ein Datum, mit den an diesem Tag arbeitenden Personen darin. In beiden Fällen ist die horizontale Achse die Uhrzeit. Nachtschichten werden um Mitternacht nicht abgeschnitten: der Balken läuft weiter bis 25:00, 26:00 und so fort, sodass Übergaben in den Morgen lesbar bleiben. Der schattierte Bereich sind die Nachtstunden (22:00 bis 05:00), und der Streifen unter jedem Datum zeigt die Besetzung je Zeitfenster, wobei Rot die Stunden markiert, in denen Personal fehlt.
Schichtwünsche direkt im Tool einsammeln
Schluss damit, „an dem Tag kann ich nicht“ auf Zetteln oder im Chat zu sammeln und abzutippen. Verteilen Sie einen Link zum Schichtwunsch-Formular und lesen Sie die zurückkommende Datei ein.
Links verteilen
Kopieren Sie unter „Schichtwünsche anfragen“ einen Link je Person und schicken Sie ihn per E-Mail oder Chat. Monat, Name, Ihre Schichtarten und der sichtbare Zeitbereich stecken im Link – geöffnet, kann sofort losgelegt werden.
Das Team trägt ein
Das Schichtwunsch-Formular ist ein Gantt. Ein Zug über eine Tageszeile hält diese Zeit frei, die Schaltfläche „Ganztags“ den ganzen Tag. Auch die Verfügbarkeit nach Wochentag lässt sich hinterlegen und der Vormonat duplizieren. Ohne Anmeldung.
Einlesen und übernehmen
Die zurückgeschickte JSON-Datei über „Schichtwünsche einlesen“ laden und die passende Person wählen. Die Wünsche erscheinen grau im Dienstplan, sodass dort nicht versehentlich geplant wird – die Wochentags-Verfügbarkeit kommt auf Wunsch mit.
Die Ansicht der Mitarbeitenden. Schraffur ist ein Freiwunsch, hellgrau ist Zeit, die die Wochentags-Verfügbarkeit ohnehin ausschließt.
In drei Schritten einsatzbereit
Mitarbeiter und Schichtarten anlegen
Tragen Sie Namen, Stundenlohn und mögliche Positionen ein. Beispieldaten sind von Anfang an vorhanden, sodass Sie auch einfach nur überschreiben können.
Schichten per Drag-and-drop eintragen
Schichtart wählen und über die Zellen ziehen. Personalkosten und Besetzungslücken werden während der Eingabe automatisch aktualisiert.
Drucken, als Bild oder per JSON teilen
Direkt ausdrucken und aushängen, als Bild im Chat teilen oder per JSON an ein anderes Gerät übergeben – ganz wie es zum Anlass passt.
Für diese Betriebe geeignet
Kostenlos verfügbar / geplante Funktionen
Kostenlose Version (sofort nutzbar)
- ✓Dienstplanung per Drag-and-drop in drei Ansichten
- ✓Frei anpassbare Schichtarten (zehn Vorlagen)
- ✓Personalkosten inklusive Pausen, Nacht-, Überstunden- und Ruhetagszuschlägen
- ✓Prüfung der Besetzung gegenüber dem Personalbedarf
- ✓Automatisches Speichern im Browser und Austausch per JSON
- ✓Druck in A4/A3 und Export als Bild
- ✓Schichtwünsche vom Team einsammeln (Link teilen, JSON einlesen)
Funktionen, die wir künftig ergänzen möchten
Die folgenden Punkte sind für die Zukunft geplant und derzeit noch nicht verfügbar.
- ・Cloud-Synchronisierung und gleichzeitiges Bearbeiten durch mehrere Personen
- ・Mitarbeiter-Konten mit Übermittlung über die Cloud (ohne Dateiaustausch)
- ・CSV-Export für Programme zur Lohnabrechnung
- ・Automatisch per KI erstellte Pläne, die Wunschfrei und Kostenbudget berücksichtigen
- ・Benachrichtigung per E-Mail oder Messenger, sobald der Plan feststeht
Probieren Sie es einfach aus
Ein Beispielplan ist von Anfang an geladen, sodass Sie sofort ein Gefühl für die Bedienung bekommen. Weder Anmeldung noch Installation sind nötig.