Составление графика смен — перетаскиванием, расчёты — автоматически
Конструктор графиков смен xGrapher — это бесплатный редактор расписаний без регистрации. Проведите мышью — и смены на месяц готовы, а расходы на персонал и нехватка людей считаются на лету. Готовый график печатается прямо на A4/A3.
| Дата | Анна Петрова | Иван Смирнов | Мария Кузнецова | Дмитрий Соколов | Елена Волкова | Сергей Морозов (управляющий) | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.07ср | Д9-18 | Д9-18 | С11-20 | ПН22-7⁺ | Вых | Вых | |
| 02.07чт | Р7-16 | Д9-18 | П13-22 | П13-22 | С11-20 | Д9-18 | |
| 03.07пт | Р7-16 | Вых | С11-20 | Вых | П13-22 | Д9-18 | |
| 04.07сб | Р7-16 | Д9-18 | С11-20 | ПН22-7⁺ | П13-22 | Д9-18 | Кухня −1 |
| 05.07вс | Вых | Д9-18 | С11-20 | П13-22 | П13-22 | Вых | Зал −1 |
| 06.07пн | Р7-16 | Д9-18 | Вых | П13-22 | Вых | Д9-18 | Зал −1 |
| 07.07вт | Р7-16 | Вых | С11-20 | Вых | П13-22 | Д9-18 | |
| 08.07ср | Д9-18 | Д9-18 | С11-20 | ПН22-7⁺ | Вых | Вых | |
| 09.07чт | Р7-16 | Д9-18 | П13-22 | П13-22 | С11-20 | Д9-18 | |
| 10.07пт | Р7-16 | Вых | С11-20 | Вых | П13-22 | Д9-18 | |
| Итого | 72 ч | 56 ч | 72 ч | 56 ч | 56 ч | 56 ч |
Где график смен в Excel обычно ломается
Часы ночной смены не сходятся
Смена с 22:00 до 07:00 при обычном вычитании уходит в минус. Добавьте вычет перерыва и доплату за ночные часы — и формулы разрастутся так, что править их уже никто не решится.
Расходы видно только в самом конце
Если считать итоги после того, как график уже собран, превышение бюджета придётся исправлять переделкой всего. Нужно видеть, во что обходится каждый час, ещё в тот момент, когда вы его ставите.
При печати таблица разъезжается
На экране всё аккуратно, а на бумаге столбцы переносятся на следующую страницу и текст обрезается. Чем больше сотрудников, тем больше времени уходит на то, чтобы уместить таблицу на листе.
Что умеет этот инструмент
Мы оставили только то, что действительно нужно при работе со сменами. Всё бесплатно, регистрация не требуется.
Ввод смен перетаскиванием
Выберите тип смены и проведите по ячейкам. Потяните вниз — заполнятся несколько дней подряд, перетащите в столбец другого сотрудника — смена перейдёт к нему.
Три вида: день, неделя, месяц
Вид «Месяц» — привычная таблица: даты по вертикали, сотрудники по горизонтали. В видах «День» и «Неделя» часы идут по горизонтальной оси, поэтому пересечения и часы, на которые людей мало, видно сразу.
Десять готовых типов смен
Дневная, ранняя, средняя, поздняя, ночная, поздняя ночная, вечерняя, смена после ночной, ночное дежурство и дежурство уже готовы, а названия, время и цвета меняются под то, как принято у вас.
Автоматический расчёт расходов на персонал
Вычет перерывов, надбавка за ночные часы (с 22:00 до 05:00), сверхурочные свыше 8 часов в день и 40 часов в неделю, доплата за установленные законом выходные и компенсация проезда — всё считается вместе. Коэффициенты доплат и нормы рабочего времени тоже настраиваются.
Проверка нехватки людей
Укажите, сколько человек нужно на позиции в определённое время — по дню недели или на конкретную дату, — и дни и часы, где людей не хватает, подсветятся красным. Добавьте человека, и предупреждение исчезнет сразу.
Дублирование листа на следующий месяц
Один месяц — один лист. При дублировании можно совместить даты, совместить дни недели или взять только пустой период, поэтому следующий месяц готовится за секунды.
Хранение в браузере и обмен через JSON
Введённое автоматически сохраняется в браузере и восстанавливается при следующем открытии. На сервер ничего не отправляется. Чтобы перенести график на другое устройство, выгрузите и загрузите файл JSON.
Разметка для печати с поддержкой A4/A3
При печати из браузера (Ctrl+P) шапка сайта и панели инструментов скрываются, и на лист попадает только таблица. Формат бумаги и ориентация подбираются под количество сотрудников и вид, но их можно задать и вручную.
Подробные настройки по каждому сотруднику
Почасовая оплата или оклад, позиции, доступное время работы по дням недели, компенсация проезда, табельный номер и свой цвет. Если поставить смену вне доступного времени, появится предупреждение.
Сбор пожеланий по сменам
Отправьте сотрудникам ссылку — на отдельной странице они укажут выходные и доступные часы. Загрузите присланный JSON, и пожелания появятся в графике.
Как читать экран
Вид «Месяц»: привычная таблица смен
По вертикали — даты, по горизонтали — сотрудники. Суббота, воскресенье и установленные законом выходные выделены цветом, а в столбце «Покрытие» у правого края красным показываются позиции, на которых людей не хватает. В самой нижней строке итогов видно, сколько часов за месяц отработал каждый сотрудник. Нажмите на ячейку — и время или перерыв можно поправить на месте.
| Дата | Анна Петрова | Иван Смирнов | Мария Кузнецова | Дмитрий Соколов | Елена Волкова | Сергей Морозов (управляющий) | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01.07ср | Д9-18 | Д9-18 | С11-20 | ПН22-7⁺ | Вых | Вых | |
| 02.07чт | Р7-16 | Д9-18 | П13-22 | П13-22 | С11-20 | Д9-18 | |
| 03.07пт | Р7-16 | Вых | С11-20 | Вых | П13-22 | Д9-18 | |
| 04.07сб | Р7-16 | Д9-18 | С11-20 | ПН22-7⁺ | П13-22 | Д9-18 | Кухня −1 |
| 05.07вс | Вых | Д9-18 | С11-20 | П13-22 | П13-22 | Вых | Зал −1 |
| 06.07пн | Р7-16 | Д9-18 | Вых | П13-22 | Вых | Д9-18 | Зал −1 |
| 07.07вт | Р7-16 | Вых | С11-20 | Вых | П13-22 | Д9-18 | |
| 08.07ср | Д9-18 | Д9-18 | С11-20 | ПН22-7⁺ | Вых | Вых | |
| Итого | 56 ч | 48 ч | 56 ч | 48 ч | 40 ч | 40 ч |
Виды «День» и «Неделя»: диаграмма Ганта по часам
В виде «День» каждая строка — это сотрудник, в виде «Неделя» каждая строка — это дата, а внутри перечислены те, кто работает в этот день. Горизонтальная ось в обоих случаях — время суток. Ночные смены не обрезаются в полночь: полоса продолжается до 25:00, 26:00 и далее, поэтому передачу смены под утро по-прежнему видно. Затемнённая полоса — ночные часы (с 22:00 до 05:00), а полоска под каждой датой показывает укомплектованность по интервалам: красным отмечены часы, когда людей не хватает.
Сбор пожеланий — прямо в этом инструменте
Больше не нужно собирать «в этот день не могу» на бумаге или в чате и перепечатывать вручную. Раздайте ссылку на форму пожеланий и загрузите вернувшийся файл.
Раздайте ссылки
Скопируйте ссылку для каждого сотрудника в разделе «Запросить пожелания по сменам» и отправьте её по почте или в чате. Месяц, имя, ваши виды смен и показываемый диапазон времени уже внутри ссылки — открыл и сразу заполняешь.
Сотрудник заполняет
Форма — это диаграмма Ганта. Протягивание по строке дня отмечает это время как желаемый выходной, а кнопка «Весь день» освобождает сутки целиком. Там же задаётся недельная доступность и дублируется прошлый месяц. Регистрация не нужна.
Загрузите и примените
Загрузите присланный JSON через «Загрузить пожелания по сменам» и выберите, чьи это пожелания. В графике они станут серыми, так что поставить туда смену по ошибке не выйдет, а недельную доступность можно перенести заодно.
Экран сотрудника. Штриховка — запрошенный выходной, светло-серый — время, которое и так исключено недельной доступностью.
Три шага, чтобы начать
Добавьте сотрудников и типы смен
Введите имена, ставки и позиции. Пример уже загружен, поэтому можно просто переписать его и начать.
Введите смены перетаскиванием
Выберите тип смены и проведите по ячейкам. Расходы и нехватка людей обновляются прямо по ходу ввода.
Поделитесь: печать, изображение или JSON
Распечатайте и повесьте на доску, сохраните изображение для чата или передайте файл JSON на другое устройство — выбирайте, что удобнее.
Кому подойдёт
Что доступно бесплатно / что планируем
Бесплатно (уже доступно)
- ✓Составление смен перетаскиванием и три вида
- ✓Настраиваемые типы смен (десять готовых)
- ✓Расчёт расходов на персонал с перерывами, ночными часами, сверхурочными и выходными
- ✓Проверка нехватки людей относительно требуемого количества
- ✓Автосохранение в браузере и обмен через JSON
- ✓Печать с поддержкой A4/A3 и экспорт изображения
- ✓Сбор пожеланий от сотрудников (ссылка → импорт JSON)
Возможности, которые мы рассматриваем
Это планы на будущее — сейчас они недоступны.
- ・Облачная синхронизация и совместное редактирование несколькими людьми
- ・Личные кабинеты сотрудников и отправка через облако (без файлов)
- ・Экспорт в CSV для программ расчёта зарплаты
- ・Автоматическое составление графика с ИИ с учётом пожеланий и бюджета
- ・Уведомления по почте и в мессенджере, когда график утверждён
Просто попробуйте
Пример графика загружен сразу, поэтому за несколько секунд можно понять, как всё работает. Ни регистрации, ни установки не нужно.